Önce görmek öğrenmek lazım

İşe başladığının ilk günüydü ve geçmiş tecrübelerini yeni işyerine aktarmak için sabırsızlandığı her halinden belli oluyordu. Önüne gelen personelle tanışıyor, konuşmak için fırsat kolluyordu.

Çaylak diye tabir edilirdi çoğu yerde ve bütün çalışanlar çaylak muamelesi yapmayı severdi. Yeni işe başlıyordu. Fabrikayı, yemekhaneyi, servis araçlarını, üretim hatlarını, işletmede bulunan her şeyi yeni görüyordu. Bu durum çalışanların çaylakla dalga geçmesi, üstünlük kurması için yeterliydi. Yemekhane ne tarafta diye sorsa, “öğreneceksin adamım” cevabı yapıştırılırdı arkasından. Süreç içerisinde problemle karşılaşıldığında çaylağın bir yorumu gelse, cevapların ardı arkası kesilmezdi.

- Problem ne?

- Bizde bilmiyoruz, sen bir bak istersen çözecek gibi duruyorsun.

-Yok ben yardımcı olmak anlamında şey yapmıştım.

-Yardımcı olmak istiyorsan şöyle kenarda dur o zaman.

Ardı arkası kesilmez bu diyalogların. Çaylağın bu süreci yaşaması kaçınılmaz belki de. Yeni işe başlayan personelin yanında eski personelde güç yarışına girer aynı zamanda, işletme içerisinde ne kadar önemli olduğunu ve teknik anlamda ne kadar dolu olduğunu ispatlamaya çalışır gizliden gizliye.

Ertesi gün aynı heyecanla operatörü izliyordu uzaktan.  Ne yaptıysa bir türlü rahat akmıyordu ambalaj yakadan. Önceki iş yerinde bu tür arızalarla uğraştığı için kendinden emin aklından çözüm yollarını geçiriyordu çaylak. Ah dedi, şimdi operatör çözemez problemi de ben ilgilenirim, bir de çözersem bak görürler çaylağı. O esnada ben bu bölümün en tecrübeli personeliyim edası ile makineyi kapattı operatör ve personeli yemeğe yolladı, bi soluklanır sonra devam ederim diye düşündü kendince.

Fırsat doğdu çaylağa gizliden gizliye gitmelerini bekledi ve ardından koyuldu işe; yemek molası bitene kadar problemi çözecek, herkes geldiğinde makine çalıştırılacak ve ne kadar tecrübeli olduğunu göstermiş olacaktı.

Paketleme makinesi güvenlik kapısını açtı ve ambalajı aşağı doğru kaydırdı kendisine öğretildiği kadar bilgi ile. Kapı açık olduğundan çalıştıramadı. Eski iş yerinde tüm kapılar iptaldi nerden çıktı şimdi bu. Kapıyı iptal edecek kadar ileri gitmek istemedi ve kapılar kapalı vaziyette çalıştırmak istedi makineyi. İlk deneme de ambalajın kaymadığını gördü ve ikincisi kaza ile sonuçlandı. Ambalajı kapalı kapı altından hızlı bir hamle ile aşağı çekmek isterken, kendisinden hızlı olan çeneler kapandı ve bir parmağı yapıştırma çenelerine sıkıştı.

Paketleme makinesi yanında bu işlemi yapmak için emniyetli bir maşa vardı. Dahası bu işlemi yaparken makineyi durdurması gerektiğini anlatan bir uyarı levhası da vardı. Görmedi hiçbirini ve daha bu konuda da eğitim almamıştı.

İşletmelerde yeni işe başlayan personellerin potansiyel bir tehlike olduğunu unutmuştu çalışanlar. Adı üzerinde, yeni.  Farklı bir iş kültüründen kopup,başka  farklı bir iş kültürüne adapte olmak öyle kolay bir şey olmasa gerek.

Çaylağa bu ismi takanlar, onu çaylaklıktan çıkarmakla yükümlüdür. Kendi güvenliği için, işletmenin güvenliği için. Bunun için vardır iş başı eğitimleri, oryantasyon veya uyum eğitimleri. İş başı eğitimlerinde tanıtılır işletme; tehlike arz eden bölümler, nerede durması gerektiği öğretilir.

Oryantasyon veya uyum eğitimlerinde öğretilir makine vs kullanımları. Yetki alanları çizilir; bu makineyi çalıştırma, bu alanda bu işlemleri yapma, ne zamana kadar, işletmeye uyum sağladığın zamana kadar. Tecrübe paylaşımı işe yeni başlayan bir personelden hemen ertesi gün beklenmez. Deneme süreleri bunun için vardır ve karşılıklıdır sen işletmeden, işletme senden memnun ise ikinci bölüme geçilir.

Deneme süresi de olsa personel daha işe başlamadan yetkilerini bilmelidir. Kısa ve uzun vadede kendisinden ne beklendiği açıkça belirtilmelidir. Uyum eğitimi bu anlamda çok önemlidir. Personel yeni iş yerine uyum sağlayacaktır bu uygulama ile. On kez düşünüp bir kez hareket etmelidir bu süre sonuna kadar. Kendisinden bekleneni verebilmek için bol bol gözlem yapacak çözüm yolları arayacaktır. Sürece olumlu katkılarda bulumak için sağlam fırsatlar elde edecektir.

25 yıl soförlük yaptı babam. Tecrübede yanına yaklaşamam. Ancak yeni aldığım arabayı görmek istediğinde, kullan baba, bak bakalım nasıl dedim. Sen sür önce dedi, bi anlat bana huyunu suyunu.

25 yıl tecrübesi olduğu halde geçmedi direksiyona. Çünkü biliyordu, yeni arabanın yeni huyu olur. Önce bir görmek öğrenmek lazım. Hemen binip sürseydi belki bir hata yapacaktı. Bu riske girmedi ve oğluna birkez daha gösterdi ustalığını. İyice izledi beni, izlerken dinledi, sonra geçti direksiyona, ama hemen hareket etmedi bi yokladı sağını solunu, freni gazı. Öğrenmek için görmek lazım...

Fırsatı faydaya dönüştürmek  tam burada devreye girmeli aslında;
Yeni işe alınan bir personel yeni bir görüş, yeni bir heyecan demek sistem içerisinde. Sürecin bir parçası olacak bir süre sonra, ya doğru bir şekilde eğitilerek faydalı olacak, yada süreç içerisinde varsa olumsuz dalgalarla savrulacaktır. Doğru bir şekilde eğitirlir ise ve birey olarak o da değişim ile birlikte fırsatı faydaya çevirmesini bilir ise, bir de kendisine verilen görev için yetkinliği varsa olumlu bir hareket yapılmış olacaktır. İşletme de kendisi de bu durumdan olumlu etkilenecektir.

Aksine süreç içerisindeki dalgalara bırakılırsa eğer, hani bir tabir vardır su kabına göre şekil alır diye, dalgaların doğru yöne sürüklediğini ummaktan başka birşey kalmaz geriye. Kendisine verilen görevi iyi yapabilmesi için paralel çalışan bireyler tarafından iyi yönlendirilmesi gerekecektir. Bu ihtimale karşı işletmenin nasıl bir tavır sergileyeceği önemlidir.

Önce görmek lazım öğrenmek için; öğrenmek için sadece  görmesi yetmez, gördüğünü doğru yorumlaması sağlanmalı, doğru yorumladığını, doğru uygulaması sağlanmalı sonra. Doğru uyguladığını standartlaştırması sağlanmalı en sonunda. Bu döngü kazandırılırsa çalışana, bu süreç her defasında işletmede cana can katacaktır. Sürekli iyileştirme bu değil midir bir anlamda zaten. İşletme içi süreç yönetiminde sürekli iyileştirme hedefini yakaladığını görmek kaçınılmaz olacaktır artık. Böyle bir temelden kurulan süreç yöneticilerinin önünde hiç bir problem duramaz bence. 

Esat Özdemirkan

2011

"Farklılık" Algıyı güçlendirecek bir tabela görülmeyi hakeder..

İş kazalarını önlemek amacı ile bütün duvarları uyarı levhaları ile doldurur, makineleri levhalardan görünmez hale getiririz. Daha işletmenin girişinde başlar levhalar; "iş güvenliği önlemlerini almadan işe başlama", "önce iş güvenliği" az ileride birdaha, "kask tak","buraya kemersiz çıkma" yok yok "buraya hiç çıkma".

O kadar çok levha asıyoruz ki etrafa artık hiçbirisi okunamıyor. Okunamaz hale getiriyoruz çünkü. Kim bu kadar levhayı okumak için zaman ayırır ki. Birde uzun uzun yazıyoruz bazen; " Bu noktadan sonra 4 metreden daha yüksek forklift veya istif makinesinin geçmesi yasaktır". İlgili personel forkliftle bu yazının önünden geçerken ne görür sen düşün.

Geçenlerde trafikte ilerlerken de buna benzer bir tabela gördüm. Tabelayı gördüm de ne yazıyordu tam göremedim aslında. Kemer takmazsan...... gibi birşeydi hatırımda kalan.

Resmi dairelerde de aynı sorun var. Uyarı levhaları bir yana birde bilgilendirme yazıları varki; önünde ki kuyruktan kağıdı görebilirsin ancak.

Bu ve buna benzer bir çok örnek verebilirim daha, fakat farklılık kavramının, sadece algıda seçicilik konusuna katkısının bile ne kadar muntazam olduğuna değinmek istiyorum.

İnsanoğlu doğası gereği öyle uzun uzun bu levhaları okumak istemez, görmek ister, görsellik ister, görüp kısa sürede algılamak ister. Mesela Forklift giriş yasağını, levha üzerine bir forklift ile yükseklik sınırını bir resim ile işlediğimizde, birde altına kocaman "Yasak" yazdığımızda mesaj yerini bulmuş olacaktır. İşletme girişinden itibaren yazılı levhaların her birini resme dönüştürdüğümüzde akılda kalacaktır. Beyin resmi görür ve kaydeder, uzuvlarımız ise istem dışı dahi, artık bu uyarılara uymaya başlar.

Karayollarında bu işi yapıyor olsam o levhayıda değiştirir yerine köprü üzerinden belinde kemer takılı vaziyette bir manken sallandırırdım. Kemer tak diye de altına kocaman yazardım.

Hız limitlerine uyulması için kazalı arabaları karayollarında rahatça görülen yerlerde sergiler, üzerine hız limitlerini yazardım. 

Farklılık bunun neresinde. Farkettin sen aslında. Alışılagelmiş uygulamalarımızda geldiğimiz nokta ancak bu zamana kadardır. Artık farklı bakış açılarının yarattığı farklı uygulamalar hedefi 12 den vurmaktadır. Farklı olacaksın; simit satıyorsan sen farklı satacaksın ki farkedileceksin. Simit yazısını gören herkes gibi ben de çok oralı olmam, ama kocaman susamlı bir yapay simiti dükkanın önüne asan bir simitçiyi de görmedim diyemem. Makineye el sıkışmasın istiyorsan muhafazasının hemen üstüne el resmi çizeceksin.

Farklılık bireyin yaratıcılığının gelişmesine de yardımcı olmaktadır. Mutlu olur insan yaratıcı fikirleri ile, mutluluk başarılı kılar bireyi.

Algıda seçicilik gerçeği var yaşamımızda. O zaman algıyı güçlendirecek bir tabela görülmeyi hakeder değilmi?

Esat Özdemirkan
14.04.2013

İşletme Körlüğü

Kayınvalidem evinin giriş kapısının eskisi gibi olmadığını, zor kapandığını söylediğinde misafir gelen arkadaşımla ayak üstü süreç iyileştirme üzerine söyleşi yapıyorduk. Arkadaşım da ben de daha problemi tam dinlemeden  çözüme odaklandık hemen. Kapıyı inceledik, gerçekten zor kapanıyordu.

Uzun uğraşlar sonrası kapının zorlandığına ve bu sebeple tabiri caizse şaftının kaydığına kanaat getirdik ve var gücümüzle kapının gönyesini düzeltmeye çalışıyorduk. 

Çelik kapıları bu kadar sağlam yaptıklarına o an şahit olduk ancak kapının zorlamadan dolayı bu hale geldiğini söylediğimizde kayınvalidemin korkacağını bile düşünerek tavırlarımıza renk vermeyen biz, bizim iki kişi ile düzeltemediğimiz kapının nasıl zorlanarak bu hale geldiğini düşünmedik hiç. Tam kapının şaftını biz kaydıracakken bir ses geldi mutfaktan “ne olduysa kapının altındaki fayansı temizledikten sonra oldu”  arkadaşım ve ben elimizde kapı birbirimize bakarken gözlerimizden okuduk körlüğümüzü. Devam etti ses “ bu fayansı temizledim, sonra bu bölümdeki derzleri temizledim…”

Derzler iyi temizlenememişti ve mermer ile kapı arasına dolmuştu. Söktüğümüz kapıyı bi okadar daha uğraşarak yerine taktık, temizledik ve kapı kapandı.

Toplam Kalite Yönetimi, Toplam Verimli Yönetim, Sürekli İyileştirme, Süreç Yönetimi ve buna benzer sayısız eğitimler alan ben validemden aldığım bu dersi hiçbir eğitimde almadım. Ders; sorgulamaz isen yaptığın işin veya çözeceğin problemin kölesi oluyorsun.

Şirketteki alışılagelmiş süreçlerin zamanla ortaya çıkardığı aksaklıkların bireyler  tarafından algılanamaması rahatsızlığıdır işletme körlüğü. Bu hastalığa kapılmışsan, artık basit problemleri bile bahaneler üreterek çözemez hale gelir veya pahalı yollardan çözersin.  İnternette sadece “işletme Körlüğü” yazarak yapacağın araştırmalarda sayısız makale çıkacaktır karşına. Bu yüzden ben de  uzun uzun yazmak istemedim. Zaten haddime de değil açıkçası üzerine birşeyler yazmak.

Ben konuya biraz farklı yönden bakalım istiyorum; Kişisel gelişimimiz ve kariyerimiz için mesleğimiz ne olursa olsun, bununla yetinmiyor(doğrusu da bu tabiki), bir çok eğitim alıyoruz. Eğitimlerle birlikte sertifikalarımız veya eğitim katılım belgelerimiz CV lerimizi kabartıyor. Edindiğimiz teorik bilgileri çalıştığımız işyerinde süreçleri iyileştirmek için kullanıyoruz. Kayıp zamanları ve iş akışlarını irdeliyor, iyileştirmeler sonrası bilmem kaç birim fazla çıktı elde ediyoruz. Tasarruflar elde ediyor daha fazla iş gücünü daha az zamanda elde ediyoruz. Çok güzel, peki; İşletme olarak adlandırdığımız yapının kendimiz olduğunu, süreçlerin bilgi, deneyim ve bunların uygulamaya konulması, hatta nasıl uygulamaya konulması olduğunu düşünecek olsak, bunların sürekli iyileştirilmeye ihtiyaç duyduğu da aşikar, şahsi bilgi beceri, deneyim ve kariyerimizde süreçleri iyileştiriyor muyuz? İşletme körlüğüne yakalanmış mıyız? veya sürekli gelişim ile bir gün öncesinden daha iyi durumda olmak için ne yapıyoruz? Sorularını sormamız gerekmez mi kendimize? Bu soruları kendimize de sorduğumuz sürece bu hastalığa asla yakalanmayız demek istiyorum kısaca. Çünkü mekanizma biziz ve biz her ne iş yaparsak yapalım kendi mekanizmamızı da canlı tutarız bu bağlamda.

Bir işletmenin süreci nasıl belirli girdileri alıp, belirli işlemlerden geçirerek faydalı çıktılara dönüştürmek ise, kişisel olarak hayatımızın her anında birey olarak bizlerde aynı süreci uygulamıyor muyuz?

Kayınvalidemin kapısındaki problemi çözerken yaşadığımız sorun da buydu. İşletme bizdik ve problem çözme odaklı çalışmak isterken valideyi kapısından edecektik. “Kapı kapanmıyor” bir girdi ise kafamızda bunu çözmeye çalışırken şunu dememeliydik; “ kapı kapanmıyor, çünkü zorlanmıştır, çünkü gönyesi kaymıştır, çünkü çelik kapıların yapısı itibari ile şurda köpük dolgu olduğundan vs vs.. sorun illaki teknik mi olmalı? Yada uzmanca bir yaklaşım mı gerekli?  Basit bir çözümü olamaz mı? İşte tam burada, kapı problemine basitçe yaklaşım, kapı probleminin kölesi olmamamızı, bu yöntemi kendimize, hayat anlayışımıza uygulamamız ise karşılaşacağımız tüm problemlerde kontrolün bizde olmasını sağlayacaktır. “Valideye problemin ne zaman ve ne şekilde ortaya çıktığını sorsaydın” dediğini duyar gibiyim; bunu söylersin çünkü konuyu bizden daha geniş perspektifte görüyorsun şu an emin ol. Ben problemi çözerken aynı zamanda şu an ki sen olmayı başarmalıyım, geniş açıdan algılamalıyım sorunu. Birey olarak edindiğimiz bilgi ve tecrübeler bazen bizleri körleştirir ve basit problemleri dahi göremez hale gelebiliriz. Her problemin çözümü uzmanlık gerektirmez. Problem, problemin içinde çözülmez de diyebiliriz buna, geriye çekilip bakmak lazım bazen.

"Çocukça Düşünmek” tabiri de işte tam bu sebeple ortaya çıkmıştır bence. Problemler, eğer içinden çıkılmaz hal alıyorsa çocukça düşün, farklı bir yol bulursun emin ol. Çünkü çocuklar sade düşünür. Tecrübe yok, ön yargı yok, uzmanlık bilinci yok. Kapı kapanmıyor, neden? bir şey mi sıkışıyor acaba? Günümüzde büyük firmaların arge departmanlarında çocukların da görüşlerinin alındığını görüyoruz artık.

Bir süre sonra, onca yıl içerisinde edinilen tecrübelerin, kendi içimizdeki işletme süreçlerinde iyileştirme yapmadığımız için bize zarar verdiğini görürüz. Değişim her yerde var, bireyler de bu konuda değişmeli( bu konu başlı başına bir yazı olur, o yüzden girmiyorum şimdi). Örneğin; 10 yıldır bir işletmede çalışan bireyin işine son verildiğinde söylediği şey genelde” 10 yılımı verdim ben bu işletmeye” oluyor.  Başına gelen olayın sebebi bu değilmidir? Tecrübe artık ona zarar vermiş ve görmesi gerekeni, işine son verileceğinin sinyallerini dahi göremez hale gelmiştir. Kişinin kendi işletmesini kontrol etmesi, iyileştirmesi, değişimlere ayak uydurması da bu yüzden lazımdır. Kontrolün kendisinde olduğunu bilmesi kadar güven veren başka bir şey olabilir mi hayatta?

Esat ÖZDEMİRKAN

14.04.2013